برند حرفه‌ای با طراحی ست اوراق اداری
برند حرفه‌ای با طراحی ست اوراق اداری
ست اوراق اداری نشان‌دهنده هویت برند شماست؛ استفاده از جزئیات کوچک از لوگو و رنگ برند گرفته تا طراحی کارت ویزیت و سربرگ نقش مهمی در ایجاد تصویر برند شما ایفا می‌کنند. طراحی ست اوراق اداری با رعایت استانداردهای اصولی و حرفه‌ای، نه‌تنها هویت برند شما را به‌وضوح نمایش می‌دهد؛ بلکه می‌تواند اعتماد مشتریان و همکاران شما را جلب کند. حالا در مطلب پیش رو به بررسی اصول و نکات کلیدی در طراحی ست اوراق اداری به انگلیسی می‌پردازیم و نشان می‌دهیم که چگونه می‌توان با استفاده از این ابزار ساده، تاثیرگذارتر و حرفه‌ای‌تر ظاهر شوید.
اجزای اصلی ست اوراق اداری و طراحی آن‌ها
یک ست اوراق اداری حرفه‌ای شامل مجموعه‌ای از اقلام چاپی است که با هم هویت بصری برند را شکل می‌دهند. طراحی این موارد باید یکپارچگی، سادگی و خوانایی را در بر بگیرد. در ادامه هر یک از اجزا اصلی ست اوراق اداری را به‌همراه نکات طراحی و استانداردهای آن بررسی می‌کنیم:
کارت ویزیت
کارت ویزیت یکی از مهم‌ترین ابزارهای بازاریابی است که تاثیری ماندگار بر مشتریان و همکاران تجاری دارد. این کارت کوچک، معرف برند شماست و می‌تواند اولین نقطه تعامل حرفه‌ای شما با دیگران باشد. اندازه استاندارد بین‌المللی این کارت 85*55 میلی‌متر مشابه با اندازه کارت بانکی است؛ بااین‌حال امروز استفاده از طرح‌های مدرن کارت ویزیت معمولا به‌صورت مربع و در اندازه 65*65 میلی‌متر طرفداران بیشتری دارد. بهتر است در کارت‌های ویزیت از فونت‌های ساده و خوانا برای نمایش نام، عنوان شغلی و اطلاعات تماس استفاده شود؛ همچنین ست اوراق اداری به انگلیسی حس مدرن‌بودن و به‌روزبودن را منتقل می‌کند. به‌کارگیری رنگ‌های اصلی برند در طراحی کارت ویزیت نیز، در ایجاد هماهنگی بصری موثر است. استفاده از لوگو برند در قسمت بالا کارت نیز می‌تواند به‌وضوح شما و کسب‌وکارتان را معرفی کند.
طراحی سربرگ
سربرگ نشان‌دهنده رسمی‌بودن مکاتبات و اسناد شرکت است که به ایجاد اعتماد در مخاطب کمک می‌کند. معمولا این برگه رسمی در اندازه استاندارد A4 (297*210 میلی‌متر) طراحی می‌شود. در بالا این صفحه لوگو شرکت قرار دارد و در پایین آن، اطلاعات تماس نمایش داده می‌شود. استفاده از رنگ‌های برند به‌صورت ملایم و حرفه‌ای در طراحی سربرگ، به جذابیت آن اضافه خواهد کرد. سربرگ‌ها معمولا برای مکاتبات اداری کاربرد دارند؛ بنابراین لازم است از فونت‌های خوانا و رسمی برای متن استفاده شود.
طراحی پاکت‌نامه
پاکت‌نامه‌ها اولین چیزی هستند که مشتریان شما هنگام دریافت مکاتبات مشاهده می‌کنند؛ بنابراین طراحی آن باید زیبا و کاربردی باشد. اندازه‌های استاندارد پاکت‌نامه‌ها در دو سایز DL (220*110 میلی‌متر) یا C4 (324*229 میلی‌متر) طراحی می‌شود. اطلاعات تماس شرکت باید در قسمت پایین و لوگو شرکت در گوشه بالا سمت چپ قرار گیرد. همچنین استفاده از رنگ‌های برند در پاکت‌نامه، حرفه‌ای‌بودن شما را نشان می‌دهد.
طراحی یادداشت‌های اداری
یادداشت‌های اداری می‌توانند ابزارهای عالی برای ارتباطات داخلی و خارجی باشند. این اوراق به کارکنان اجازه می‌دهند تا پیام‌های کوتاه را به روش حرفه‌ای منتقل کنند؛ طراحی ست اوراق اداری به انگلیسی می‌تواند بر کیفیت ارتباطات خارجی تاثیر مثبتی داشته باشد و تعاملات بین‌المللی را آسان کند. معمولا اندازه استاندارد پاکت‌نامه‌ها در سایز A4 (297*210 میلی‌متر)، A5 (210*148 میلی‌متر) یا A6 (148*105 میلی‌متر) برای یادداشت‌های کوچک‌تر طراحی می‌شوند. استفاده از لوگو در گوشه و پس‌زمینه کم‌رنگ نوشتن یادداشت را آسان می‌کند؛ همین‌طور لازم است فضا مناسب برای نوشتن در نظر گرفته شود.
طراحی فاکتور و صورت‌حساب
فاکتورها و صورت‌حساب‌ها جزء مستندات مالی شرکت هستند و طراحی صحیح آن‌ها بر شفافیت مالی تاثیر می‌گذارد. اندازه استاندارد برای فاکتورهای رسمی A4 (297*210 میلی‌متر) و A5 (210*148 میلی‌متر) برای فاکتورهای کوچک‌تر طراحی شده است. فاکتورها و صورت‌حساب‌ها شامل بخش‌های مهم مانند نام و مشخصات شرکت، اطلاعات مشتری، شماره فاکتور، شرح خدمات و قیمت‌ها می‌شود. متن‌ها باید کاملا خوانا و استاندارد باشند و اطلاعات حساب بانکی، شماره کارت یا QR Code برای پرداخت آنلاین نیز در آن درج شود. همچنین برای تاکید بر هویت برند، لوگو و اطلاعات شرکت در بالا صفحه قرار می‌گیرد.
اصول طراحی ست اوراق اداری
طراحی ست اوراق اداری یکی از مهم‌ترین جنبه‌های هویت برند است؛ بنابراین رعایت اصول طراحی باعث ایجاد یکپارچگی بصری و افزایش اعتبار برند می‌شود. بنابراین در ادامه به بررسی اصول مهم در طراحی ست اوراق اداری می‌پردازیم:
یکپارچگی بصری
یکپارچگی بصری به این معناست که تمام اجزا ست اوراق اداری باید به‌گونه‌ای طراحی شوند که حس یکنواختی و انسجام را به مخاطب منتقل کنند. هر یک از المان‌های طراحی، از رنگ‌ها گرفته تا فونت و لوگو، باید با یک‌دیگر هماهنگ باشند. برای ایجاد یکپارچگی بصری باید از یک پالت رنگی ثابت در تمامی اوراق استفاده کرد؛ همین‌طور سبک طراحی مشترک را در تمامی اقلام حفظ کنید. لازم است در تمامی بخش‌های طراحی، از یک فونت مشخص استفاده کنید و چیدمان و ترکیب‌بندی برای اجزا مختلف، یکسان‌سازی شود. این هماهنگی بصری کمک می‌کند تا مخاطب هنگام مشاهده هر یک از اوراق، به‌راحتی برند شما را تشخیص دهد و حس حرفه‌ای‌بودن را از برند شما را دریافت کند.
هماهنگی رنگ‌بندی
رنگ‌ها تاثیر مستقیمی بر احساسات و درک بصری مخاطب دارند. انتخاب رنگ‌های مناسب و هماهنگ در طراحی ست اوراق اداری نقش مهمی در تقویت هویت بصری برند دارد. بهتر است در تمامی اوراق اداری رنگ‌های برند خود را به‌کار ببرید یا از ترکیب رنگی متناسب با هویت برند استفاده کنید. برای مثال، برندهای لوکس معمولا از رنگ‌های طلایی و مشکی استفاده می‌کنند؛ درحالی‌که برندهای فناوری از رنگ‌های آبی و نقره‌ای بهره می‌برند. بهتر است تعداد رنگ‌های مورد استفاده را محدود کنید؛ استفاده از 2 تا 3 رنگ اصلی، کافی است. همچنین کنتراست رنگ‌ها را در نظر بگیرید تا متون و اطلاعات به‌وضوح دیده شوند. هماهنگی رنگ‌بندی به ماندگارتر شدن و خوشایندتربودن برند شما کمک می‌کند؛ بنابراین اصول مربوط به آن را با دقت اجرا کنید.
فونت و چیدمان
انتخاب فونت و نحوه چیدمان محتوا در طراحی ست اوراق اداری بسیار مهم است. فونت‌ها باید همخوانی داشته باشند و خوانایی بالایی را ارائه دهند. استفاده از فونت‌های رسمی و خوانا مانند Times New Roman، Arial و Helvetica معمولا انتخاب‌های مناسبی برای اوراق اداری هستند. استفاده از اندازه‌های مناسب برای فونت‌ها نیز اهمیت دارد؛ متن‌های مهم باید با سایز بزرگ‌تر نشان داده شوند تا توجه بیشتری را جلب کنند. همچنین فاصله‌گذاری بین بخش‌های مختلف باید استاندارد باشد تا از شلوغی و بهم‌ریختگی جلوگیری شود. از سبک‌های مشخص برای عنوان‌ها و بدنه متن استفاده کنید؛ فونت عنوان‌ها باید برجسته و خوانا انتخاب شود، درحالی‌که متن‌های توضیحی می‌توانند ساده‌تر باشند.
همخوانی با هویت برند
هر برند دارای یک هویت بصری منحصربه‌فرد است که شامل رنگ‌ها، لوگو، فونت، سبک طراحی و پیام برند می‌شود. طراحی ست اوراق اداری شما باید به‌گونه‌ای باشد که هماهنگی کامل را با هویت برندتان نشان دهد. برای این‌کار لازم است از لوگو و رنگ‌های بند در تمام طراحی‌ها استفاده کنید، سبک طراحی را بر اساس نوع برند تعیین کرده و پیام و شعار برند را به وضوح در طراحی اوراق قرار دهید.
خوانایی و سادگی
یکی از مهم‌ترین اصول طراحی، سادگی و خوانایی است؛ مخاطبان باید بتوانند اطلاعات درج‌شده در اوراق اداری را به‌سرعت و بدون زحمت درک کنند. بنابراین بهتر است از فونت‌های خوانا و استاندارد استفاده کنید، اطلاعات ضروری را به‌صورت خلاصه و مشخص ارائه دهید و متن‌ها را بیش‌ازحد شلوغ نکنید. همچنین استفاده از ست اوراق اداری به انگلیسی می‌تواند برند شما را متمایز کند. علاوه‌بر این لازم است از فضا سفید در طراحی استفاده کنید تا چشم مخاطب خسته نشود. بخش‌های مختلف را به وضوح تفکیک کنید تا هر قسمت کاربرد مشخصی داشته باشد.
انتخاب متریال چاپ
نوع کاغذ و متریال مورد استفاده در چاپ، تاثیر مستقیمی بر کیفیت و جذابیت ست اوراق اداری دارد. برای کارت ویزیت و سربرگ معمولا از کاغذهای گلاسه یا تحریر با کیفیت بالا پیشنهاد می‌شود. ضخامت کاغذ نیز باید مناسب باشد؛ برای کارت ویزیت کاغذهایی با گرماژ 300 الی 400 گرم انتخاب بهتری هستند. برای روکش و پوشش چاپ با دوام و زیبایی بالا می‌توان از روکش‌های لمینت مات یا براق استفاده کرد. در نهایت نوع چاپ متناسب با بودجه و نیاز شما می‌تواند چاپ افست یا دیجیتال باشد. معمولا چاپ افست برای تیراژ بالا مقرون به‌صرفه‌تر است؛ اما چاپ دیجیتال برای تعداد کم، سرعت و کیفیت مناسبی دارد.
نکات مهم در طراحی حرفه‌ای ست اوراق اداری
برای طراحی یک ست اوراق اداری حرفه‌ای لازم است به نکات مهمی در این مورد توجه کنید؛ یادتان باشد این اوراق معرف برند و اعتبار شما هستند:
- همیشه در نظر داشته باشید که طراحی‌ها باید متنوع و انعطاف‌پذیر باشند تا برای انواع مختلف مکاتبات قابل استفاده باشند.
- طراحی باید ساده باشد؛ از گرافیک‌های زیاد که خوانایی را کاهش می‌دهند پرهیز کنید.
- علاوه‌بر نسخه‌های چاپی، لازم است نسخه‌های دیجیتال اوراق اداری نیز طراحی شوند؛ به این صورت به‌راحتی در ارسال ایمیل‌ها یا فایل‌های آنلاین به‌کار می‌روند.
ست اوراق اداری متفاوت با شبکه چاپ
طراحی ست اوراق اداری تنها یک کار گرافیکی نیست؛ بلکه یک سرمایه‌گذاری در برندینگ و هویت بصری کسب‌وکار است. رعایت اصول استاندارد طراحی می‌تواند به شما کمک کند یک ست اداری حرفه‌ای و تاثیرگذار داشته باشید. شبکه چاپ با رعایت استانداردها و اصول مهم طراحی، برند شما را در ذهن‌ها ماندگار می‌کند و با طراحی ست اوراق اداری به انگلیسی ارتباط حرفه‌ای‌تر با مخاطبانتان را رقم می‌زند.
استفاده از ست اداری در کسب و کار
استفاده از ست اداری در کسب و کار
چرا کسب‌وکارها به ست اداری نیاز دارند؟
استفاده از ست اداری چند سالی است که در ادارات بسیاری رایج شده است. این در حالی است که بعضی از کسب‌وکارها هنوز به لزوم این کار پی نبرده‌اند. به‌نظر این دست از شرکت‌ها و اداره‌ها این کار جز هدر دادن سود و سرمایه نتیجه‌ی دیگری در پی ندارد. جزو هر کدام از این دو دسته باشید، خواندن این مقاله را به شما توصیه می‌کنیم. اگر جزو دسته‌ی اول هستید و فقط برای تقلید از شرکت‌های دیگر این کار را انجام می‌دهید، لازم است چرایی این کار را بیشتر بدانید. به دسته‌ی دوم هم توصیه می‌کنیم با خواندن دلایل و مزیت‌های استفاده از ست اداری، این کار را حتماً شروع کنند.
ست اداری چیست؟
قبل از اینکه دلایل استفاده از ست اداری را بدانید؛ بهتر است با خود ست اداری بیشتر آشنا شوید. ست اداری مجموعه‌ای از اقلامی است که برای مکاتبات با شرکت‌های دیگر از آن‌ها استفاده می‌شود. این اقلام معمولاً شامل سربرگ‌ها، کارت ویزیت، پاکت نامه، پوشه و مواردی از این دست می‌شود. برای شکل‌دهی به یک ست اداری، معمولاً تمام جزئیات طراحی این اقلام را هماهنگ و متناسب با هم در نظر می‌گیرند. در تمام اقلام ست اداری، لوگو و اطلاعات تماس شما ثبت خواهد شد. همین اتفاق ساده مزایای زیادی برای شرکت و سازمان شما رقم می‌زند.
مزایای استفاده از ست اداری چیست؟
استفاده از ست اداری مزایایی دارد که در زیر بیشتر با آن‌ها آشنا می‌شوید. دانستن این مزایای می‌تواند در انجام بهتر طراحی ست اداری به شما کمک کند.
هویت بخشی به سازمان
اینکه شما مجموعه اقلامی در اختیار داشته باشید که لگو برند و اطلاعات تماس شما در آن ثبت شده است؛ به نوعی هویت و اعتبار به سازمان شما می‌دهد. کافیست افرادی‌که مکاتبات فراوانی با شما دارند، به دفعات زیاد لگو سازمان شما را ببینند. همین مورد نوعی هویت به سازمان شما می‌دهد و افراد بیشتری شما را می‌شناسند.
رسمیت بخشی به مکاتبات
یک فضای رسمی، رفتار حرفه‌ای و رسمی طلب می‌کند. استفاده از ست اداری یکی از پایه‌های همین رفتار رسمی و حرفه‌ای است. لگو درج شده در اقلام ست اداری، به مخاطب نشان می‌دهد شما سازمانی در حال پیشرفت هستید و به اندازه‌ی کافی رسمیت دارید.
اعتماد بیشتر مشتری
اعتماد مشتری به محض اطمینان از رسمیت و هویت شما بیشتر می‌شود. دیدن یک سری اطلاعات تماس و لگو شرکت به او این اطمینان را می‌دهند که می‌تواند بدون دغدغه و نگرانی از محصولات و خدمات شما استفاده کند. مشتریان به دنبال این هستند که از رفتار شما متوجه دقت و ظرافت کار شما باشند. همین که می‌بینند شما حتی در جزئی‌ترین مسائل شرکت خود دقیق هستید؛ بیشتر به شما اعتماد می‌کنند. مثلاً اگر خودکاری با لگو و رنگ شرکت دست آن‌ها بدهید؛ تغییرات زیادی در زاویه دید مشتری نسبت به شرکت می‌توانید مشاهده کنید.
سهولت ارتباط با بقیه‌ی سازمان‌ها
روی کارت ویزیت، سربرگ یا حتی پاکت‌نامه‌ای که شما در مکاتبات استفاده می‌کنید؛ اطلاعات شما ثبت شده است. شماره تماس، آدرس ایمیل و آدرس وب‌سایت شما به گم نشدن و ارتباط بیشتر مخاطب با شما کمک می‌کنند. این قضیه باعث می‌شود اگر کسی به شما نیاز پیدا کرد به‌راحتی به شما دسترسی پیدا کند.
افزایش امنیت
هنگامی که شما خود را در فضای شرکت و کسب‌وکارها قرار می‌دهید، احتمال دزدیده شدن اطلاعات و گفته‌های شما وجود دارد. این مورد فقط در صورتی می‌تواند کم شود که شما تمهیدات لازم را اندیشیده باشید. یکی از این تمهیدات استفاده از ست اداری و اقلام مختص به شرکت شماست. طبیعتاً برداشتن اطلاعات از برگ‌هایی که اطلاعات شرکت در آن ثبت شده است، بسیار سخت‌تر از یک برگه‌ی بی‌نام و نشان عادی است.
اگر قصد بستن یک قرداد مهم را دارید، استفاده از ست اداری احتمال رخ دادن هر نوع سواستفاده را خنثی می‌کند. به‌علاوه پاکت‌هایی که آدرس شما در آن ثبت شده است، قفل سفت و سختی برای این دست از قردادهاست. این نوع پاکت‌ها از گم شدن قردادهای مهم جلوگیری می‌کنند.
نظم و ترتیب در سازمان
وقتی مشتری وارد یک سازمان می‌شود، معمولاً به جزئیات کاری شما توجه زیادی نشان می‌دهد. استفاده از ست اداری به او این اطمینان را می‌دهد که شما شرکتی منظم و معتبر هستید. نشان دادن همین نظم و ترتیب سندی بر درستی کار شماست. شما احتمالاً از پس انجام کار مشتری هم در موقع و زمان مقرر به‌خوبی برخواهید آمد.
تبلیغ غیر مستقیم
در کشوری که مردم، به‌هیچ عنوان دید خوبی نسبت به تبلیغات ندارند، روش‌های غیر مستقیم تبلیغات بسیار کاربردی شده‌اند. حتماً نباید هزینه‌ی گزافی بابت تبلیغات تلویزیونی بدهید. همین که مشتری کارت ویزیت شما را می‌بینید و با برند شما آشنا می‌شود، خودش نوعی تبلیغ است. برگه‌هایی که شما با لگو و نام خودتان تحویل مشتری می‌دهید، تا مدت‌ها نام شما را بدون اینکه ذره‌ای تلاش کنید، برای مشتری یادآوری می‌کنند. این تداعی ساده گاهی از میلیون‌ها تبلیغ در رسانه‌های آنلاین و آفلاین سودمندتر است.
گسترش شبکه‌ی ارتباطات
فرض کنید کارت ویزیت یک مشتری به دست مشتریان و مخاطبان دیگر هم برسد. در چنین شرایطی شما یک شبکه‌ی ارتباطی ساخته‌اید که می‌تواند فروش زیادی برای شما به ارمغان بیاورند. نکته‌ی قابل توجه این است که شما برای ساختن این شبکه‌ی ارتباطی تلاش زیادی به‌کار نگرفته‌اید. این کارت ویزیت با لگو و نام برند شماست که شبکه‌سازی را برای شما به مدت طولانی و حتی در فاصله‌ای دور از شرکت شما به عهده می‌گیرد.
جلوه‌ی بصری
هر چیزی که مخاطب از شما می‌بیند، هویت برند شما را در ذهن او کامل‌تر می‌کند. هنگامی‌که او با ست اداری خلاقانه و زیبای شما مواجه می‌شود، حس خوبی نسبت به برند شما پیدا می‌کند. استفاده از ست اداری خلاقانه این حس را به او می‌دهد که می‌تواند با شرکتی ظریف و خلاقانه مثل شرکت شما ارتباط بیشتری بگیرد. همین یک مورد ظاهراً بی‌اهیمت در ساختن هویت برند شما نقش به‌سزایی ایفا می‌کند.
حضور و جلو افتادن در بازار رقابت
برای پیشی گرفتن از رقبا، نیاز به کارهای سخت و هزینه‌بر نیست. همین که نام و هویت شما در دست مشتریان باشد به این معناست که یک قدم از رقیب خود جلوترید. اینکه شما با سربرگ و لگو اختصاصی خود با مشتری ارتباط گرفته‌اید به او این اعتماد را می‌دهد که شما قابل اعتماد و معتبرتر هستید. با استفاده از ست اداری، شما فرصت گرفتن فرصت‌های طلایی و مشارکت با مشتریان بزرگ را از دست رقبای خود می‌گیرید. چنین مشتریانی معمولاً تک به تک رفتار و جزئیات شرکت شما را می‌سنجند و این موضوع برای آن‌ها پر اهمیت است.
شبکه چاپ، چاپ ست اداری را برای شما به آسان‌ترین کار تبدیل می‌کند
استفاده از ست اداری علاوه‌بر اینکه هویت و رسمیت برند شما را تضمین می‌کند؛ در آسودگی خیال مشتریان شما هم بسیار مؤثر است. همچنین به‌واسطه‌ی ست اداری شما می‌توانید شبکه‌ی ارتباطات سازمان خود را گسترده‌تر سازید. این کار احتمال جلب نظر مشتریان بزرگ و پر سرمایه را برای شما بیشتر می‌کند. اگر هم هزینه‌ی کمی برای تبلیغات دارید و می‌خواهید علاوه‌بر تبلیغات به شیوه‌ی دیگری هم دیده شوید، استفاده از ست اداری یکی از کارهای کوچک اما کاربردی است.
به‌نظر می‌رسد تمام این عوامل برای راضی شدن یک مدیر و استفاده از این ست‌ها کفایت می‌کند. تنها بحث باقی مانده مسئله‌ی چاپ اقلام ست اداری است. اگر در این راه به کمک نیاز داشتید، متخصصان شبکه چاپ آماده‌ی همراهی شما هستند. برای محقق شدن تمام مزایای گفته‌شده حتماً با این متخصصان در تماس باشید.
