چرا کسب و کارها به ست اداری نیاز دارند؟
ست اداری عاملی برای انتقال دیدگاه حرفه ای صاحبان مشاغل به مشتریان آن هاست. استفاده از ست اداری مزایای زیادی را برای مشاغل در پی دارد و عاملی برای رسیدن به موفقیت است. دلایل زیادی برای ضرورت استفاده از ست اداری برای کسب و کارها وجود دارد که در این مقاله، مورد بحث قرار گرفته اند.
ضرورت استفاده از ست اداری
یکی از اولین مواردی که یک تجارت جدید باید برای خود ایجاد کند، ست اداری رسمی شرکت است. گاهی اوقات، گرافیک های اضافی و حرفه ای وارد بازی می شوند تا یک طرح جالب‌تر را در اوراق ست اداری ایجاد کنند.
وقتی قرار است یک ست اداری طراحی شود، باید افکار و جزئیات زیادی را به آن وارد کرد. ست های اداری حرفه ای اغلب یکی از اولین روش های برقراری تماس با مشتریان بالقوه هستند. در ادامه، به برخی از دلایل اهمیت و ضرورت استفاده از ست اداری اشاره شده است.
- هویت سازمانی
یکی از روش های ثبت تصویر شرکت در ذهن عموم، استفاده از ست اداری است.
ست های اداری نقش مهمی در تقویت هویت برند یک شرکت دارد. تمام مواردی که از طرف یک شرکت به مشتریان ( مانند نامه ها، پاکت نامه، پوشه های تبلیغاتی و فاکتورها) ارسال می شود، باید یک هویت منسجم و قابل تشخیص برای شرکت ایجاد کنند.
لوگو و آدرس شرکت باید روی کلیه مواد و ابزارهای بازاریابی شرکت قرار گیرد. هدف این است که مردم بتوانند فوراً با دیدن لوگو روی ست اداری شرکت، بدانند که مکاتبات از طرف چه کسانی است.
- جذابیت بصری
هدف اصلی ست های اداری ارسال پیام به گیرنده است. طراحی ست اداری نباید چندان شلوغ باشد و گرافیک مورد استفاده در آن نیز نباید آنقدر بزرگ باشد که فضای کمتری برای تایپ نامه و غیره وجود داشته باشد.
اکثر شرکت ها تصمیم می گیرند طرح هایی را در پشت متن روی سربرگ های خود اضافه کنند (پس زمینه طرح‌دار). این عامل موجب ایجاد علاقه برای دیدن صفحه موردنظر می شود، اما طراحان باید اطمینان حاصل کنند که تصویر پس زمینه به اندازه کافی واضح است و برای خوانایی متن مشکلی ایجاد نمی کند.
- اطلاعات تماس
یک ست اداری باید شامل اطلاعات تماس شرکت باشد. نام کسب و کار، آدرس، شماره تلفن، شماره نمابر، ایمیل و آدرس وب سایت باید به اندازه کافی بزرگ و مناسب باشد، به طوری که مشتریان به راحتی آن را بخوانند. با این حال، اطلاعات درج شده نباید فضای زیادی را به خود اختصاص دهند، چرا که فضای کمی برای پیام اصلی در دسترس خواهد بود.
- اعتبار (مقبولیت)
ایجاد یک ست اداری نشان از تعهد شرکت دارد. اگر مشتری بالقوه نامه ای را که روی یک سربرگ حرفه‌ای نوشته شده است دریافت کند، تأثیر بسیار مثبتی بر روی او دارد. هر چه کیفیت کاغذ استفاده شده، بیشتر و سربرگ حرفه ای تر طراحی شود، مشتری بالقوه می تواند به کسب وکار موردنظر توجه کرده و تمایل داشته باشد خدمات آن کسب و کار را امتحان و تجربه کند.
- ارتباطات
دقیقاً مانند تمدن های اولیه در روم باستان (نوشتن روی کاخ ها)، خاک رس در بابل باستان، پاپیروس در مصر باستان و سرانجام کاغذ در چین باستان، هدف از ایجاد ست های اداری، همیشه ایجاد روشی برای ارتباط کتبی بوده است. گفته می شود که اصطلاح نامه کاغذی حدوداً سال 1890 در آمریکا ظاهر شده است.
در اوایل دهه 1900، سربرگ ها کوچک تر و سبک تر بودند؛ به گونه ای که کاغذ در ماشین تحریر جا بگیرد. همچنین، در اواسط دهه 1900، چاپ لوگو روی سربرگ، به یک طراحی رایج تبدیل شده بود.
سربرگ های تجاری علاوه بر تأثیرگذاری در درک مردم از کسب و کار شما، به عنوان یک هدف کاربردی نیز عمل می کنند و به شما در سهولت فرآیند ارتباط با مشتری، کمک می کنند.
گذشته از شناساندن هویت شما، ست اداری می تواند حاوی اطلاعات مهمی برای مخاطبان خود باشد. این اطلاعات ممکن است شامل آدرس، ایمیل و یا شماره تلفن شما باشد. با اینکار، گیرندگان نامه تمام اطلاعات موردنیاز را در اختیار خواهند داشت.
اگر شخصی منتظر مکاتبات از جانب شما باشد، لوگو کسب و کار شما که بر روی پاکت نامه قرار دارد، شناسایی نامه شما را در بین انبوهی از نامه های دریافتی آسان می کند. در نتیجه، ارتباط موثرتری شکل می گیرد و مشتریان قدردان این سطح از راحتی هستند.
- بهبود بخشیدن به تصویر شرکت و تقویت آگاهی از برند
هنگامی که یک شرکت دارای ست اداری با کیفیت بالا باشد، بلافاصله دیگران تصور می کنند که آن شرکت کالا یا خدمات خود را با کیفیت بالا ارائه می دهد. اگر تصویری مداوم از یک شرکت از جمله یک لوگو، کارت ویزیت و پاکت نامه وجود داشته باشد؛ مشتریان بالقوه متوجه تلاش شما در مسیری که وارد آن شده اید، خواهند شد. علاوه بر این، هر شرکتی می خواهد مشتریان آن بدانند که بهترین خدمات را ارائه می دهد. بنابراین، باید این موضوع را منعکس کند.
- نمایش عملکرد حرفه ای
آیا تاکنون از طرف یک کسب و کار نامه ای در یک پاکت نامه و کاغذ با کیفیت پایین را دریافت کرده اید؟ این نوع مکاتبات به سختی مورد پذیریش قرار می گیرند. در حقیقت، برخی از افراد حتی تمایلی به باز کردن این نوع نامه ها ندارند.
با سرمایه گذاری بر روی ست های اداری با کیفیت بالا، سازمان شما حرفه ای و سازمان یافته به نظر می رسد. این نشان می دهد که شما در تلاش برای به دست آوردن اعتبار و اعتماد هستید.
نکته جالب در مورد ست اداری این است که شما می توانید آن را سفارشی و خصوصی سازی کنید. اگر بخش ها یا کارمندان خاصی دارید که به ست اداری که کمی متفاوت از سایر بخش ها باشد، نیاز دارند، هیچ مشکلی وجود ندارد؛ می توانید ست های اداری مخصوص آنها را طراحی و چاپ کنید. این امر نشان می دهد که شما جزئی نگر هستید و به ارائه بهترین تجربه ممکن برای کارمندان و مشتریان، اهمیت می دهید.
- بازاریابی
تبلیغات برای تمامی کسب و کارهای موجود در بازار رقابتی امروز، بسیار مهم است. شما همیشه باید در جستجوی فرصت های جدید برای تبلیغ برند خود باشید.
ست اداری حرفه ای یک شرکت ابزار بسیار موثری برای بازاریابی است. هر بار که کسی مکاتباتی از طرف شما دریافت می کند، آنها می توانند لوگو و نام برند شما را ببینند. در هر صورت شما نامه خود را ارسال می کنید، بنابراین چرا لوگو و اطلاعات تماس خود را به روشی چشمگیر بر روی آن درج نکنید؟
- حضور موثر در بازار رقابت
فرض کنید که شما برای جذب مشاغل جدید درخواست هایی در قالب نامه های با کیفیت بالا ارسال می کنید. همزمان، یکی از مشتریان بالقوه شما، نامه شخصی شما را به همراه نامه یکی از رقبای شما که روی کاغذهای ساده و با کیفیت پایین چاپ شده است، دریافت می کند. کدام یک حرفه ای تر به نظر می رسد؟
اینجاست که در طراحی و چاپ ست اداری باید خلاقیت به خرج داد. اجازه ندهید در بازار رقابت از رقبای خود عقب بیفتید.
- حضور گسترده‌تر
طراحی یک ست اداری جذاب و پاکت نامه های سفارشی، باعث می شود بیشتر به شرکت شما توجه شود. این توجه به شما کمک می کند تا مشتری های بزرگ تری را انتخاب کنید که در شرایط دیگر امکان پذیر نیست.
پس از تصمیم گیری برای طراحی و چاپ ست اداری، باید بررسی کنید که چگونه اینکار را به روش های اصولی انجام دهید.
توجه داشته باشید که نباید گیرندگان و مشتریان را با یک طراحی مزاحم، غرق در تفکر کنید و باعث سردرگمی آنها شوید. ست اداری را ساده و شیک طراحی و چاپ کنید. به یاد داشته باشید که در کنار طراحی و چاپ اصولی، محتوای ست های اداری یکی از مهمترین مؤلفه های موفقیت است.
باید به اطلاعاتی که می خواهید در اختیار دیگران قرار دهید، فکر کنید. روشی که ترجیح می دهید مردم با شما ارتباط برقرار کنند را در نظر بگیرید.
صحبت پایانی
ست اداری نه تنها نوعی مکاتبه حرفه ای است، بلکه بخش اصلی استراتژی ارتباطات فروش و بازاریابی شما را نیز در برمیگیرد. درک مشتری از تجارت شما با موفقیت مداوم شما ارتباط دارد و نمایش ارزیابی مثبت تمامی جوانب شرکت، بسیار حائز اهمیت است. با توجه به مباحث ذکر شده در این مقاله، استفاده از ست اداری در جهت موفقیت شرکت، ضروری به نظر می‌رسد. منبع
اصول طراحی ست اداری
اصول طراحی ست اداری
اصول طراحی ست اداری، جزو اصولی است که دانستن آن به سود کسب‌وکار شماست. اگر کسب‌وکاری به جزئیات این اصول واقف باشد، به‌حتم می‌تواند به شکلی خلاقانه و مؤثرتر این کار را انجام دهد. طبیعتاً هر چه خلاقیت و نوآوری در اقلام ارائه شده توسط یک کسب‌وکار بیشتر باشد، شانس ماندگار شدن آن در ذهن مخاطب و مشتری بیشتر می‌شود. به‌علاوه اگر قرار است ست اداری نقش تبلیغات را برای کسب‌وکار شما ایفا کند، شما باید از اصول طراحی مطلع باشید. به عنوان مدیر یک کسب‌وکار باید بدانید که هویت برند شما به رعایت همین اصول وابسته است. اگر در انجام این اصول دقیق و به‌جا اقدام کنید؛ هزینه‌ی طراحی ست اداری شما به هدر نخواهد رفت. برای دانستن این اصول حتماً متن زیر را بخوانید.
ست اداری شامل چه اقلامی می‌شود؟
قبل از اینکه از اصول طراحی ست اداری باخبر شوید؛ لازم است بدانید که محتوای ست اداری چیست. معمولاً اقلام زیر در یک ست اداری حرفه‌ای جا می‌گیرند:
· کارت ویزیت،
· لیبل،
· کاغذ یادداشت،
· پوشه،
· برچسب اموال،
· فاکتور
البته‌که علاوه بر موارد بالا، می‌توان مواردی مثل جلد سی‌دی را در ست اداری قرار داد. موارد بالا اقلام ضروری هستند که حتماً باید جایی در ست اداری شما داشته باشند.
اصول مهم طراحی ست اداری چیست؟
بدون اصول خاص، عملاً طراحی ست بی‌معناست. اصول طراحی ست، به مجموعه‌ی شما زیبایی و تأثیرگذاری بیشتری می‌بخشد. در زیر چند نمونه از این اصول را می‌خوانیم.
هماهنگی در طرح و رنگ
پرواضح است که هنگامی‌که از ست حرف می‌زنیم، نمی‌توان سخنی از هماهنگی به میان نیاورد. ست مجموعه‌ای از اقلام هماهنگ از لحاظ رنگ و شکل با هم است. رنگ و طرح کارت ویزیت شما نمی‌تواند به کلی متفاوت از سربرگ‌های ست باشد. این هماهنگی فقط مربوط به درون ست اداری نیست. رنگ وطرح ست اداری شما باید با طرح و فضای سایت و برند شما هم همخوانی داشته باشد.
به‌عنوان مثال اگر شما سایتی در زمینه‌ی فروش پوشاک خانمها دارید و رنگ برند شما بنفش است؛ این رنگ باید در طراحی ست اداری شما هم دیده شود. در کنار این رنگ می‌توانید از یک رنگ خنثی هم در ست خود به‌کار بگیرید. این نکته را در ذهن داشته باشید که انتخاب رنگ مناسب از نکات مهم طراحی ست است.
اگر طرح خاصی برای این تداعی این برند در ذهن مخاطب در نظر گرفته‌اید؛ تلاش کنید از این طرح در سربرگ‌ها یا کارت ویزیت استفاده کنید. هر چیزی که یادآور برند شما باشد می‌تواند بخشی از ست شما را تشکیل دهد. فکر می‌کنیم از این حرف‌ها متوجه شده باشید که جزئیات برند شما تا چه اندازه در طراحی پر اهمیت است. معمولاً برندهایی که از این جزئیات غافل هستند و یکپارچگی و هماهنگی را فراموش می‌کنند؛ نمی‌توانند جایی برای خود در بازار باز کنند.
سادگی در طراحی
قرار نیست ست اداری شما پر از طرح و رنگ‌های گوناگون باشد. سادگی در اصول طراحی ست اداری حرف اول را می‌زند. سعی کنید با نوشته‌های رنگی ست خود را شلوغ نکنید. تا جایی‌که می‌توانید از نوشته‌ها طولانی، در جهت ساده‌تر کردن ست، امتناع کنید. هر چه طراحی خلوت‌تر باشد، فضای خالی برای استفاده‌ی کاربردی از اقلام ست شما بیشتر است.
به‌کارگیری چهار بخش مهم در ست
شما هر چقدر هم که بخواهید طراحی ساده‌ای داشته باشید، چهار بخش را نمی‌توانید از ست خود حذف کنید.
- لگو: همان‌طور که می‌دانید، لگو بخش مهمی از هویت کسب‌وکار شماست. حذف لگو باعث حذف برند شما از ست می‌شود.
- پیام برند: گاهی یک جمله‌ی کوتاه زیر لگو برند می‌تواند رسمیت بیشتری به ست شما ببخشد. البته که باید توجه کنید که رنگ و فونت این جمله اهمیت بی‌شماری دارد. یک فونت زیبا توجه مخاطب را بیش از پیش به شما جلب می‌کند. علاوه‌بر این اگر جمله‌ی شما به‌صورت رنگی باشد، محیط ست شما شلوغ می‌شود.
- نام شرکت: نام شرکت را معمولاً در قسمت بالا گوشه‌ی سمت راست قرار می‌دهند. فونت نام شرکت باید به‌اندازه‌ای باشد که به‌راحتی دیده شود.
- اطلاعات تماس شرکت: شما حتماً باید یک راه ارتباطی برای مخاطب قرار دهید. شماره تماس، آدرس ایمیل و آدرس وبسایت از جمله اطلاعات ضروری هستند. حتی اگر کسب‌وکار شما در فضاهای مجازی فعال است؛ می‌توانید آدرس این شبکه‌ها را در سربرگ یا کارت ویزیت قرار دهید. البته‌که به هیچ‌عنوان نباید فونت و اندازه‌ی این اطلاعات به اندازه‌ای باشد که فضا را زیادی شلوغ کند.
انتخاب کاغذ مناسب
بسته به نوع برند، نوع کاغذ هم متفاوت است. بعضی برندهای گران قیمت ترجیح می‌دهند از کاغذ گلاسه برای این کار استفاده کنند. در حالی‌که دیگر برندها از کاغذ تحریر استفاده می‌کنند. از طرفی کاغذ گلاسه برای طراحی بروشور کاربردی‌تر است. پس انتخاب کاغذ با توجه به هویت، سرمایه‌ی برند و کاربرد محصول صورت می‌گیرد.
طراحی خلاقانه
خلاقیت، راز ماندگاری و وایرال شدن نام برند شما در فضاهای مختلف است. مخاطبان شما در صورت دیدن یک طرح یا یک تصویر خلاقانه، شروع به اشتراک‌گذاری کار شما می‌کنند. همین اشتراک‌گذاری برای شما کار یک تبلیغ را انجام می‌دهد. برای اینکه به خلاقیت برسید کاربرد هر یک از اقلام را به‌خوبی بشناسید. می‌توانید یک بسته‌بندی خلاقانه برای کاغذهای سربرگ تهیه کنید؟ خلاقیت قرار نیست اتفاق یا قدم بزرگی باشد. همین که یک برجسب خلاقانه به پاکت نامه اضافه می‌کنید، قدم بزرگی در راه طراحی خلاقانه برداشته‌اید.
اصول طراحی کارت ویزیت، سربرگ و پاکت نامه چیست؟
در بالا به یک سری از اصول طراحی ست اداری اشاره شد. اصول بالا در حالت کلی و برای همه‌ی اقلام می‌تواند صدق کند. به غیر از اصول بالا چند اصول مهم در مورد هر یک اقلام موجود در ست اداری وجود دارد.
اصول طراحی کارت ویزیت
در اصول طراحی ست اداری، جایگاه ویژه‌ای برای کارت ویزیت قائل می‌شوند. به این دلیل که این کارت نماینده‌ی شماست و قرار است در دست مشتریان مختلف بچرخد. یک کارت ویزیت ساده و کاربردی موارد زیر را در دل خود جا می‌دهد:
- نام شرکت با فونت بزرگ در وسط کارت
- تصویر مناسب و حرفه‌ای متناسب با کسب‌وکار
- آدرس وبسایت و شماره‌ی تماس رو یا پشت کارت
- شماره تماس
- آدرس ایمیل
مهمترین نکته در طراحی کارت ویزیت نوع فونت و انتخاب تصویر کارت است. اگر احساس می‌کنید تصویر مناسبی برای قرار دادن روی کارت ندارید، بهتر است به‌جای تصویر طرح خلاقانه‌ی دیگری بزنید.
اصول طراحی سربرگ
در طراحی سربرگ، اندازه اهمیت به‌سزایی دارد. حاشیه‌ی سربرگ معمولاً یک سانتی‌متر در نظر گرفته می‌شود. رنگ زمینه‌ی سربرگ حتماً باید سفید یا یک رنگ ملایم باشد تا هنگام استفاده مشکل ساز نشود. فونت سربرگ معمولاً بین10 تا 14 است. با توجه به اندازه سربرگ این اندازه می‌تواند متغیر باشد.
اصول طراحی پاکت نامه
در طراحی پاکت نامه باید مکانی برای لگو شرکت، آدرس پستی، آدرس تلفن و فکس و آدرس وبسایت گذاشته شود. فونت و رنگ پاکت‌نامه را معمولاً بر اساس فونت و رنگ مخصوص برند و هماهنگ با بقیه‌ی اجزا انتخاب می‌کنند.
شبکه چاپ ست اداری اصولی و خلاقانه برای شما چاپ می‌کند
رعایت اصول طراحی ست اداری، به شناخت درست کسب‌وکار و ظرافت زیادی نیاز دارد. در هنگام انتخاب طرح، رنگ، فونت یا پیدا کردن راهی برای خلاقیت شما به یک متخصص نیاز پیدا می‌کنید. این متخصص با شناخت دقیق کسب‌وکار شما خوب می‌دانید که چه اقلامی را به چه شکلی برای شما چاپ کند. متخصصان شبکه چاپ، همان متخصصانی هستند که قرار است در این مسیر بیشتر کمک را به شما برسانند. برای چاپ ظریف و اصولی اقلام ست اداری با این متخصصان تماس بگیرید.
ست اداری چیست؟
ست اداری رسمیت‌بخشیدن به شرکت به‌حساب می‌آید. حتما وقتی به شرکت‌های اداری و تجاری می‌روید، رنگ‌بندی و شکل و تم کلی و به عبارتی ست اداری یک شرکت اولین چیزی است که به چشم می‌خورد. به‌تبع آن، کاغذ و خودکارهای روی میز، تقویم، پوشه‌ها و پاکت‌های نامه از لوازمی است که شما خودآگاه یا ناخودآگاه با آن مواجه می‌شوید. تصور کنید هر کدام از اسناد و کاغذهای یادداشت و پاکتها یک رنگ داشته باشند یا اصلا از رنگ و شکل خاصی تبعیت نکنند، در این حالت است که در نگاه مخاطب یا مشتری تصور خوشایندی شکل نمی‌گیرد؛ بنابراین اغراق نیست اگر بگوییم نقش مستقیم ست اداری در افزایش اعتماد مشتری قابل توجه است.
درباره ست اداری
طراحی برای ست اداری می‌تواند تمام کاغذها و مدارک و یادداشت‌های یک شرکت را از آشفتگی و بی‌نظمی خارج کند. در واقع در بازار رقابت‌های تجاری، شرکت یا برندی موفق عمل خواهد کرد که در جزییات هم همانند کلیات تمرکز داشته باشد. در یک مقایسه کلی خودتان را در نظر بگیرید که برای هر کاری در هر حوزه تخصصی، به شرکتی مراجعه می‌کنید، شما به کدام یک از شرکت‌ها اعتماد می‌کنید؟ شرکتی که روی میز منشی ورق‌ها و پاکتها و نامه‌ها و کارت ویزیت، همگی یک رنگ و یک شکل هستند یا شرکتی که یادداشتی یا شماره‌ای را به شما روی یک برگه یادداشت ساده می‌دهد؟
ما در این مقاله سعی داریم ضرورت و تاثیر وجود ست اداری در کسب‌وکارها را مورد بررسی قرار دهیم؛ بنابراین پیش از همه چیز لازم است بدانیم که ست اداری چیست؟
ست اداری چیست؟
ستهای اداری شامل تمام سربرگ‌های A4 و A5، پاکت‌های اداری (ملخی)، کارت ویزیت،چاپ سرنسخه، لیبل سی‌دی یا دی‌وی‌دی، برگه‌های یادداشت، تقویم‌ها، بسته‌های سفارش مشتری، کار ویزیت، بازسازی لوگو و ... را شامل می‌شود. ستهای اداری همان صفحات یا اسناد شما هستند که معمولا حاوی لوگوی شرکت، اطلاعات تماس، نام شرکت و غیره است. به نظر مهم می‌رسد، درست است؟
بله، دقیقا خیلی مهم است! طراحی کاغذها و یادداشت‌های مجود در شرکت، یکی از اولین مواردی است که می‌تواند در نحوه ارائه کسب‌کارتان تفاوت ایجاد کند و به شما اجازه دهد تا کنترل بهتری بر کسب‌وکار خود داشته باشید. نمی‌توان گفت کارایی و عملکرد یک شرکت مورد توجه قرار نمی‌گیرد؛ اما به‌هرحال، ظاهر مهم است و ست اداری جزئی از شاکله ظاهری شرکت محسوب می‌شود.
جنس مورد استفاده در ست اداری چیست؟
در اینجا لازم به‌ذکر است که وقتی به بافت‌ها فکر می‌کنید، مطمئن شوید که از قبل بدانید که از چه نوع کاغذی در هنگام چاپ سربرگ خود می‌خواهید استفاده کنید. این مسئله در طراحی این ست‌ها بسیار مهم است؛ چراکه پیام، لوگو، اطلاعات شخصی و اطلاعات تماس شما باید به‌راحتی قابل تشخیص و خواندن برای مشتریان باشد. از طرفی کیفیت کاغذ را هرگز فراموش نکنید. بدیهی است که همه اسناد دیجیتالی نخواهند بود. کیفیت کاغذ یک عامل تعیین‌کننده در ارزیابی کیفیت و حرفه‌ای‌بودن محسوب می‌شود. علاوه‌بر ظاهر، یک سند و کاغذ نیاز به ایجاد یک احساس خاصی برای مخاطب دارد. اگر سربرگ خود را با طراحی برجسته تزئین می‌کنید، نمی‌خواهید به دلیل کیفیت کاغذ از بین برود. کیفیت چاپ بیشتر به کیفیت کاغذ بستگی دارد؛ بنابراین در این مورد از میانبر استفاده نکنید، در غیر این‌صورت طراحی شما آسیب خواهد دید. از آن‌جایی‌که ستهای اداره‌ها شرکت‌ها مجموعه‌ای از کاغذها و پاکتها و سررسیدهاست، متریالی که در ستهای اداری استفاده می‌شود، متفاوت است. به‌طور معمول، متریالی که در اجزای مختلف آن استفاده می‌شود، به شرح زیر است:
- کاغذ تحریر که هم‌جنس با کاغذهای رایج در بازار است.
- کاغذ گلاسه که کاغذی است آغشته به ماده‌ای مخصوص تا چاپ بهتر صورت گیرد.
- کاربن لس NCR که کاغذ خود کپی هم نام دارد.
علاوه‌بر سه کاغذ کاغذ ذکرشده کاغذهای خاص دیگری نیز برای تکمیل ست اداری به‌کار می‌رود. این کاغذها مشخصات فیزیکی خاصی دارند. به‌عنوان مثال ضخامت، بالک و وزن پایه آن تعیین شده است. به‌لحاظ مشخصات مکانیکی هم این کاغذها دارای ویژگی‌های خاصی هستند. به‌عنوان نمونه در برابر پاره‌شدن، ترکیدن، تا خوردن و... نسبت‌به سایر کاغذها مقاوم هستند.
مشخصات شیمیایی کاغذ شامل مواردی همچون میزان واکنش‌پذیری کاغذ و PH آن و مواد افزودنی به آن است. سایر موارد همچون مشخصات نوری کاغذ است که شامل میزان درخشش یا زردی یا تیرگی یا سفیدی و یا مات‌بودن کاغذ می‌شود. شناخت تمام این ویژگی‌های انواع کاغذ به چاپ بهتر و با کیفیت‌تر کمک شایانی می‌کند.
ویژگی‌های ست اداری چیست؟
ست اداری شامل ویژگی‌هایی است که ضرورت استفاده از آن را برای ما مشخص می‌کند. شاید در این بخش به‌جای ویژگی‌ها بهتر است بگوییم مزایای استفاده از آن چیست؟ ما در ادامه به سه مورد از مهمترین مزایای استفاده از این طراحی اشاره می‌کنیم:
1) تقویت برند شرکت
ستهای اداری به شما این امکان را می‌دهد که به لطف آن، یک بار دیگر برند خود را تقویت کنید. با قراردادن استراتژیک لوگوی خود بر روی کاغذ، به مشتری کمک می‌کند تا کسب‌وکار یا نیاز خود را با نام تجاری شما بیشتر شناسایی کند.
با‌این‌حال، برای درک بهتر مفهوم تقویت برند، به کارت‌های ویزیت و یادداشت‌ها فکر کنید. هر ایده طراحی خود جزئی از برندسازی محسوب می‌شود؛ چراکه این یک فرصت عالی و بسیار در دسترس برای افزایش آگاهی از برند شما است. برندسازی کاتالوگ‌ها، نمونه کارهای تجاری و سایر مواد بسیار مهم است؛ اما حقیقت این است که کافی نیست. هنگامی‌که با تصمیم برای امضای چیزی روبه‌رو می شوید، آن مرحله طراحی بر روی ورق‌ها و اسناد شما می‌تواند تفاوت ایجاد کند!
2) تثبیت موقعیت و هویت حرفه‌ای شرکت
با شناخت برند، وضعیت متفاوتی به وجود می‌آید. یکی دیگر از جنبه‌های مهم این طراحی در این است که حس حرفه‌ای‌بودن را به همراه دارید. این مسئله خیلی چیز پیچیده‌ای نیست و هر کسی آن را درک می‌کند؛ چراکه قراردادن لوگوی خود روی برگه‌ها و تقویم‌ها و خودکارها و امثالهم تاثیر مستقیم و مثبت بر نظر مشتری دارد. این مقوله خود، مضمونی بصری را ایجاد می‌کند و جدا از آن، اعتماد مشتریان را برای شما به ارمغان می‌آورد. با این کار مردم راحت‌تر متوجه برند می‌شوند و کسب‌وکار شما را بسیار حرفه‌ای و قابل‌اعتماد می‌دانند. این درست است که قوه منطق و کیفیت کارایی هر شرکت در درجه اول مورد سنجش قرار می‌گیرد؛ اما نباید فراموش کنیم که جزئیات کوچک، مانند ست اداری، جنبه احساسی افراد هدف قرار می‌گیرد. در واقع هنگام طراحی ست اداری شما با ادراک مخاطبان بازی می‌کنید.
3) جلوگیری از کپی‌برداری و افزایش امنیت از اسناد شرکت
هرآنچه که در یک شرکت مهم است، به‌صورت دیجیتالی یا کاغذی ثبت و ضبط می‌شود. این به آن معنا است که کاغذها و یادداشت‌ها در یک شرکت، از اهمیت ویژه‌ای برخورداراند؛ بسیاری از اسناد حقوقی در شرکت‌ها و ادارات و امور تجاری، ارزش کپی‌کردن و جعل‌کردن دارند. با حک‌شدن لگو و طراحی خاص روی یادداشت‌ها و پاکتها، امنیت محتواهای هر شرکت افزایش پیدا می‌کند. این مزیت یا ویژگی سبب می‌شود که فارغ از زیبایی‌ها و یک شکل‌بودن، شرکت‌ها نگاه ویژه‌ای به آن داشته باشند.
نکات مهم و اساسی در چاپ ست اداری
برای بهبود بصری اسناد شما نکاتی را باید در نظر گرفت که معمولا با همکاری مشتری و کارفرما به نتیجه بهتری می‌توان رسید. در ادامه چند مورد از آنها را برای نمونه ذکر خواهیم کرد.
· فضای صفحات خود را سازماندهی کنید
قبل از تصمیم‌گیری در مورد نحوه پرکردن فضا، ابتدا باید میزان فضای موجود در اوراق را ارزیابی کنیم و اینکه بدانیم چه مقدار از آن را می‌خواهیم در سربرگ خود استفاده کنیم. به‌عنوان مثال حاشیه‌ها را در نظر بگیرید. زمانی‌که چاپگر شما توانایی چاپ از لبه به لبه را نداشته باشد، ارائه طرحی بی‌پرده و لبه‌به‌لبه بسیار ناجور از آب درخواهد آمد. نکته دیگری که در طراحی ست اداری باید دقت کرد این است که طراحی همیشه باید به نفع هدف باشد و نه برعکس! درست مانند ساخت یک خانه، ما نقشه معماری خود را بسته‌به مساحت زمین برنامه‌ریزی می‌کنیم؛ بنابراین اولین چیزی که باید در نظر بگیرید این است که ضخامت سربرگ شما چقدر باشد؟ به‌خاطر داشته باشید که هرچه سربرگ ضخیم‌تر باشد، فضای کمتری برای محتوای خود در اختیار خواهید داشت. به‌عنوان مثال، یک سند قانونی به حجم زیادی متن نیاز دارد؛ بنابراین یک سربرگ باریک‌تر کارایی بهتری می‌تواند داشته باشد. برای داشتن ظاهری گردتر و منسجم‌تر، بهتر است طرح را تا قسمت پاورقی هم گسترش دهید. این مسئله می‌تواند به سند شما کمک کند که کمتر به هم ریخته باشد و از پراکندگی مطالب جلوگیری کند.
· تصمیم بگیرید که چه محتوایی را شامل شود
برای طراحی چاپ ست اداری افست قانون از پیش تعریف‌شده‌ای وجود ندارد که از نظر محتوایی باید در سربرگ چه مطالبی گنجانده شود؛ اما برخی از عناصر اجباری وجود دارد که نیاز به بررسی دارند:
- لوگو
- نام
- نشانی
وجود این عناصر در سربرگ اجباری است. موارد دیگری مانند شماره مالیات بر ارزش یا شماره ثبت هم وجود دارد که می‌توان به آن افزود؛ اما باز هم فضای موجود در صفحات را باید در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید تا حد امکان اطلاعات بیشتری را درج کنید، می‌توان برخی از اطلاعات را در پاورقی سند هم اضافه کنید.
· به تایپوگرافی توجه کنید
لوگو یک شرکت همان نماد شرکت هستند و در اولین برخورد با برگه‌ها چشم ما متوجه لگو می‌شود. زمانی که یک لگو به خوبی طراحی شود، دیگر نیازی به توضیح بیشتر ندارد. از سوی دیگر، تایپوگرافی کمی پیچیده‌تر است. به غیر از داشتن جلوه بصری، کسانی که متوجه آن هستند، باید بتوانند آن را هم بخوانند. احتمالا قبلا یک فونت هم‌راستا با لوگوی خود دارید. اکنون ترفند این است که بهترین جفت فونت را پیدا کنید که بتواند کمی ارزش زیبایی‌شناختی به سربرگ شما بیافزاید. در حالت ایده‌ال، فونتی که برای اطلاعات تماس و سایر جزئیات سربرگ انتخاب می‌کنید باید با فونت موجود در لوگوی شما متفاوت باشد.
· از رنگ‌ها غافل نشوید
یکی دیگر از نکات طراحی سربرگ که متاسفانه گاهی فراموش می‌شود، رنگ‌ها است. با نگاهی به تاریخچه لوگوی معروف‌ترین برندها و زیبایی‌شناسی کلی طراحی می‌توان دریافت که در بیشتر موارد، آنها به یک پالت رنگی چسبیده‌اند. برای اینکه یک نام تجاری در طول زمان تکامل یابد و شناخته شود، اول از همه، به ثبات نیاز دارد. این مسئله به اشکال مختلفی وجود دارد که یکی از آنها رنگ است. تغییر مداوم در پالت رنگ شما نه‌تنها ناکارآمد است، بلکه می‌تواند آسیب‌های احتمالی را هم به همراه داشته باشد. باید دقت شود برای سربرگ، با توجه به‌این‌که یک سند رسمی است، فقط رنگ‌هایی را مورد استفاده قرار داد که نماینده برند شما هستند. بهترین روش این است که حداکثر از سه رنگ استفاده کنید. فراموش نشود که با اضافه‌کردن رنگ قرار است یک طرح متقاعدکننده و یکپارچه به مشتری تحویل داده شود، نه مجموعه‌ای از رنگ‌های نامرتبط.
کلام آخر
در این مقاله از ست اداری، ضرورت استفاده از آن و تاثیر آن در حوزه کسب‌وکار صحبت کردیم. با یک شکل‌بودن و یک رنگ‌بودن تمام اوراق و اسناد یک شرکت، اعتبار آن بالا می‌رود. فراتر از یک شکلی، جلوگیری از کپی‌برداری از مزایای آن است که در بالا به آن اشاره کردیم.
دنیای چاپ و طراحی این روزها در هر حوزه و تخصصی که گمان کنید، کاربرد دارد. دنیایی که ترکیبی از کاغذ و گرافیک و نرم‌افزارهاست. صنعت چاپ که در کنار تخصص، باید به خلاقیت افراد بیشتر اعتماد کرد. از قدیم گفته‌اند کار نیکوکردن از پرکردن است، لذا تجربه‌های کافی در زمینه چاپ، خلاقیت را بیشتر شکوفا می‌کند. کار برند شبکه چاپ در زمینه محصولات کاغذی و چاپ است. شاهین کار از برندهایی است که می‌توان گفت با خیال راحت باید کار را سپرد به کاردان. چرا؟ چون در شبکه چاپ از طراحی تا چاپ همگی در یک مجموعه مشخص و حرفه‌ای قرار دارند. این برند با مجهزبودن به چاپخانه، یکی از برندهای مورد اطمینان در حوزه چاپ در ایران محسوب می‌شود. برای کیفیت و تنوع کاری شبکه چاپ همین بس که بیش از ۲۵ قالب محصول چاپی در ایران را ساپورت می‌کند و از ۱۰۰۰ تا ۱ میلیون تیراژ را در نهایت ۱۰ روز به مشتری تحویل می‌دهد.
یکی از دغدغه‌های اصلی افراد ممکن است هزینه‌ها و شیوه محاسبه آن باشد. شبکه چاپ در اینجا هم برگه برنده را در دست دارد و با داشتن قیمت مناسب رقابتی، تکرار چاپ با هزینه مناسب‌تر، طراحی رایگان جعبه و چاپ بدون واسطه، سعی کرده است تا رضایت مشتریان را به دست آورد. در بازار چاپ، شبکه چاپ در خدمات پس‌از فروش هم حرف برای گفتن دارد که تضمین و گارانتی رنگ از جمله آن‌هاست. بسته‌بندی مناسب و ارسال آن به کل کشور از مزایای شبکه چاپ است که هر شرکت و برندی از هر جای ایران می‌تواند سفارش خود را ثبت کند.
